遇到分析与设计问题，如何解决？

最近在做一个毕业答辩系统，采用技术（spring2.0+struts2.0+hibernate3.0+ext2.0+acegi1.0）在前期设计过程当中有些疑问，希望在此能够得到高人的帮助和指点

首先：办公系统中最重要部分之一：邮件管理系统，其中功能有收件、发件、草稿、删除、转发等功能，

问题一这些功能所包含的表有哪些，该如何设计呢？

我如果按照自己的方式来设计有两种方案，

1.每一种功能里都设计一个表，我觉得这肯定不行，就当是说了一句废话吧。

2.是整个邮件只有一个表，其中添加一个字段，用来区分是收件箱中的邮件还是其他如发件箱中的邮件信息，

不知道高人们是如何设计表这块的呢？希望得到指点。

问题二如果是在公司内部使用即在局域网当中，可以直接访问局域网中的服务器，那么就不需要和邮件协议SMTP、POP3打交道了，但是我想实现如分公司和总公司直接的邮件通信，那就得涉及到这方面的知识，该如何设计和实现是一个要解决的问题，那么如何实现呢？这是我的第二个问题。

在办公系统当中，往往会有一个在线会议的功能，这个我觉得应该会用到套接字（Socket）编程的相关知识点,但是我这方面的能力有限，不知道能不能有人提供一些意见。

问题三希望高人能给些在线会议编程和设计思路？

在此谢谢JavaEye上的所有人，你们都不容易，辛苦各位同胞们发表意见，在此谢谢你们的回答。